Nastavenia majetku¶
Nastavenia modulu Majetok – kategórie, vlastné polia a import či export dát – sa nachádzajú v Nastaveniach systému. V bočnom menu vyberte Nastavenia a v kategóriách nastavení položku Majetok. Otvorí sa stránka s tromi záložkami: Kategórie, Vlastné polia a Import / Export. Prístup majú len používatelia s oprávnením na správu majetku (rovnaké ako pre úpravu položiek v zozname majetku).
Kategórie majetku¶
Kategórie slúžia na triedenie majetku – napr. Notebooky, Monitory, Kľúče, Mobilné telefóny. V záložke Kategórie môžete kategórie pridávať, meniť alebo mazať.
- Pridať kategóriu – zadáte názov a voliteľne priradíte zodpovedné osoby. Zodpovedné osoby sú dôležité pre funkciu Žiadosť o pridelenie: žiadosti z danej kategórie putujú na schválenie práve týmto osobám (najprv nadriadenému žiadateľa, potom týmto zodpovedným). Ak kategória nemá žiadneho zodpovedného, v formulári žiadosti o pridelenie sa nezobrazí a nie je možné ju schváliť – preto odporúčame pri každej kategórii nastaviť aspoň jednu zodpovednú osobu.
- Upraviť – zmena názvu alebo zoznamu zodpovedných osôb.
- Zmazať – odstránenie kategórie. Položky majetku, ktoré mali túto kategóriu priradenú, môžu ostať v evidencii s prázdnou kategóriou alebo podľa správania systému; pred zmazaním odporúčame skontrolovať, či kategóriu nič nepoužíva.
Vlastné polia¶
Vlastné polia umožňujú doplniť pri položkách majetku ďalšie údaje podľa potrieb firmy – napr. inventárne číslo, miesto uloženia, poznámka pre IT. V záložke Vlastné polia môžete polia definovať, upraviť alebo zmazať.
Pri pridávaní poľa zadáte:
- Kategória – pole môže platiť pre všetky kategórie („Všetky kategórie“) alebo len pre jednu konkrétnu. V tom prípade sa pole zobrazí vo formulári majetku len pri výbere tejto kategórie.
- Kľúč poľa – technický identifikátor (napr.
inventory_number). Po uložení ho nie je možné meniť. - Názov (label) – text, ktorý uvidí používateľ pri vyplňovaní (napr. „Inventárne číslo“).
- Typ – text (krátky), číslo, dátum alebo dlhý text.
- Poradie – číslo určujúce poradie zobrazenia polí vo formulári.
Pridané pole sa potom zobrazí pri pridávaní a úprave majetku (v zozname aj v detaile). Zmazanie definície poľa odstráni len definíciu – hodnoty už zadané v položkách môžu ostať uložené podľa implementácie.
Import a export¶
V záložke Import / Export môžete majetok hromadne exportovať do CSV alebo naopak importovať z CSV. Hodí sa pri presune dát z iného systému alebo pri prvom naplnení evidencie.
Stiahnuť šablónu¶
Tlačidlo Stiahnuť šablónu stiahne súbor CSV so všetkými štandardnými stĺpcami (názov, sériové číslo, kategória, dátum nákupu, cena, dodávateľ, vlastník a pod.). Šablónu vyplníte podľa potreby a potom nahrajete ako import. Pre priradenie majetku konkrétnemu používateľovi použite stĺpec owner_email – e-mailová adresa zamestnanca v systéme. Ak kategória v súbore ešte neexistuje, systém ju pri importe vytvorí. Ďalšie stĺpce v CSV (ktoré nie sú štandardné) sa importujú ako vlastné polia – môžete ich mať v šablóne alebo doplniť podľa definícií vlastných polí v nastaveniach.
Export majetku do CSV¶
Tlačidlo Export majetku CSV stiahne aktuálny zoznam majetku (podľa vašich oprávnení) do súboru CSV. Export obsahuje štandardné stĺpce a prípadne hodnoty vlastných polí. Súbor môžete použiť na zálohu, prehliadku v Exceli alebo ako základ pre úpravy pred opätovným importom.
Import z CSV¶
Tlačidlo Import z CSV otvorí výber súboru. Vyberte CSV súbor (vyplnenú šablónu alebo export z iného zdroja v rovnakom formáte). Po nahratí systém súbor spracuje a zobrazí výsledok importu: koľko riadkov bolo úspešne importovaných, koľko zlyhalo, a pre každý riadok stav (ok, warning, error) a krátku správu. Chybné riadky sa neimportujú, zvyšok áno. Duplicity – ak v súbore máte rovnaké údaje ako už evidované položky, systém nevytvára aktualizáciu, ale vytvorí nové položky (t. j. pri opakovanom importe toho istého súboru vzniknú duplicity). Mazanie majetku cez import nie je možné – položky treba mazať alebo vyraďovať manuálne v zozname majetku.
Po importe odporúčame skontrolovať zoznam majetku a prípadne neplatné alebo duplicitné záznamy upraviť alebo odstrániť.
Máte záujem vyskúšať túto funkciu? Aktivujte si innovanet v skúšobnej dobe →