Preskočiť na obsah

Schvaľovanie došlých faktúr

Došlé faktúry prechádzajú schvaľovacím procesom v niekoľkých krokoch. Kto môže ktorý krok urobiť, závisí od oprávnení v module Došlé faktúry (nastavujú sa v Nastaveniach pre jednotlivých používateľov). Stav faktúry – nová, schválená, definitívne schválená, zaplatená a pod. – sa zobrazuje v zozname aj v detaile a určuje, aké akcie sú k dispozícii.

Kto čo robí

  • Projektový manažér (alebo zodpovedný za projekt / vlastník faktúry) – môže schváliť faktúru, keď je ešte nová alebo upravená. Schválenie znamená, že z pohľadu projektu je faktúra v poriadku.
  • Finančný manažér – môže definitívne schváliť faktúru. Až po definitívnom schválení je faktúra pripravená na úhradu (napr. exportom do banky). Finančný manažér môže tiež schváliť, zamietnuť alebo vrátiť faktúru a pracovať so všetkými stavmi.
  • Účtovník – po definitívnom schválení môže faktúru označiť ako zadané v banke (keď už platobný príkaz zadáte v internetovom bankovníctve). Môže tiež zadržať alebo uvoľniť platbu a vrátiť faktúru na úpravu.
  • Zodpovedný za zádržné – môže zadržať alebo uvoľniť krátkodobé a dlhodobé zádržné (ak má faktúra zádržné nastavené).

Presné nastavenie rolí (účtovník, projektový manažér, finančný manažér) sa líši podľa vašej inštalácie – overte si v Nastaveniach alebo so správcom.

Ako to prebieha krok za krokom

  1. Nová faktúra – niekto zadá došlú faktúru cez formulár. Faktúra má stav Nová a je priradená vlastníkovi (zvyčajne ten, kto ju zadal).
  2. Schválenie – projektový manažér (alebo vlastník / zodpovedný za projekt) v detaile klikne na Schváliť. Stav sa zmení na Schválená.
  3. Definitívne schválenie – finančný manažér v detaile klikne na Definitívne schváliť. Stav sa zmení na Definitívne schválená. Od tohto momentu je faktúra pripravená na úhradu.
  4. Úhrada – účtovník alebo finančný manažér môže:
  5. prejsť do modulu Platby → Export, vybrať túto faktúru (spolu s inými definitívne schválenými), vygenerovať súbor pre banku a po nahratí do internetového bankovníctva označiť faktúru ako Zadané v banke, alebo
  6. najprv označiť Zadané v banke a platiť podľa vlastného postupu.

Podrobnosti k exportu do banky sú v článku Prepojenie s modulom Platby.

Ďalšie akcie

  • Zamietnutie – projektový manažér alebo finančný manažér môže faktúru zamietnúť; pri tom je potrebné zadať krátke zdôvodnenie (komentár).
  • Vrátenie – účtovník alebo finančný manažér môže faktúru vrátiť na úpravu (napr. chybné údaje). Po vrátení ju môže niekto znova upraviť a znova poslať do schvaľovania.
  • Zadržanie platby – ak je faktúra už definitívne schválená alebo zadaná v banke, účtovník alebo finančný manažér môže zadržať platbu (dočasne ju neuhradiť). Neskôr ju môže uvoľniť.
  • Komentár – kedykoľvek môže niekto pridať komentár do histórie – bez zmeny stavu; slúži na poznámky medzi kolegami.

Definitívne schválené = pripravené na úhradu

Definitívne schválené došlé faktúry môžete uhradiť prostredníctvom modulu Platby – sekcia Export. Systém vygeneruje súbor (napr. SEPA) pre vaše internetové bankovníctvo, takže nemusíte údaje prepisovať ručne. Viac v článku Prepojenie s modulom Platby.

Máte záujem vyskúšať túto funkciu? Aktivujte si innovanet v skúšobnej dobe →